Pandemia COVID-19 sprawiła, że tradycyjny model pracy poszedł w odstawkę, a wśród pracowników w niepohamowanym stopniu zaczęło rosnąć zamiłowanie do hybrydy pozwalającej elastycznie dzielić pracę między dom, a biuro. Szczegółowe badanie na ten temat przeprowadziła firma doradcza Colliers, zrzeszając w nim niemal 200 najemców powierzchni biurowych w największych miastach w Polsce. Z opublikowanego przez firmę raportu pt. „Powrót do biura – szansa i wyzwanie. Rynek biurowy a koronawirus” wynika, że 77% polskich pracowników chce pracować w modelu hybrydowym. Większość z nich deklaruje chęć utrzymania pracy zdalnej w zakresie 2 lub 3 dni w tygodniu. Taki model wymaga jednak nowego podejścia do organizacji powierzchni biurowej, a także do efektywnego zarządzania nią, w czym pomóc mogą dedykowane narzędzia technologiczne, takie jak Whirla Smart Office. We wdrażaniu tego rozwiązania klientów wesprze Colliers, który nawiązał strategiczne partnerstwo z twórcami narzędzia.
Innowacyjne miejsce pracy, czyli trend hybrydowego biura
Reorganizacja biura pod pracę hybrydową to proces złożony i wieloczynnikowy. Firmy składniają się ku przeznaczeniu pracownikowi wolnej przestrzeni do pracy zamiast przydzielania konkretnego biurka. Hot desking pomaga wprowadzić do biur stanowiska robocze dostępne dla każdego w dowolnym czasie bez konieczności zwiększania metrażu biura. Więcej powierzchni przeznaczane jest również pod pracę zespołową i kreatywną. Takie zmiany to również nowe wyzwania związane z zarządzaniem przestrzenią.
W zwiększeniu komfortu pracowników i efektywnym zarządzaniu biurem w modelu hybrydowym pomocne jest określenie przejrzystych zasad – ustalenie z góry proporcji i dni pracy z biura/z domu czy zdefiniowanie dostępu do poszczególnych stref i salek. W stałym doskonaleniu przestrzeni biurowej kluczową rolę odgrywa jednak technologia, która dostarcza dane, rekomendacje i wnioski, pozwalające na analitykę wykorzystania powierzchni. Wprowadzenie rozwiązań technologicznych do zarządzania przestrzenią pomaga również w codziennej organizacji funkcjonowania biura, umożliwiając m.in. dynamiczną rezerwację biurek czy tworzenie floorplanu
– mówi Karolina Dudek, Associate Director, ekspertka ds. środowiska pracy w Dziale Workplace Innovation w Colliers.
Biurem zarządza technologia
Rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie i optymalizację przestrzeni biurowej współdzielonej jest system Whirla Smart Office. Narzędzie składa się z panelu administracyjnego, który daje możliwość łatwego konfigurowania i tworzenia floorplanów, podziału na zespoły i strefy, daje również aktualny podgląd wykorzystania poszczególnych miejsc, usuwa nieaktywne rezerwacje, udostępnia statystyki oraz raporty, a także rekomendacje oparte o sztuczną inteligencję. Do rezerwacji biurka, sal konferencyjnych czy chociażby wolnej przestrzeni potrzebna jest jedynie aplikacja mobilna. Za jej pomocą można także zaznaczyć swoje ulubione miejsce lub dokonywać cyklicznych rezerwacji grupowych.
System posiada także opcję rozszerzenia o dodatkowe, łatwe w obsłudze i instalacji oraz w pełni niezależne sensory IoT, wykrywające obecność pracowników i pokazujące dostępność miejsc do pracy lub wypoczynku. Dostarczają tym samym dane nt. faktycznego wykorzystania przestrzeni, umożliwiając pogłębioną analitykę. Whirla Smart Office tworzy statystyki użytkowania biurek i stref w konkretnych dniach i miesiącach, dla każdego użytkownika systemu. Zestawienie tych wszystkich danych pozwala sprostać potrzebom użytkowników poprzez automatyczne tworzenie stref w biurze, przy jednoczesnym podziale pracowników w grupy i zespoły.
W Colliers wierzymy, że środowisko pracy już dawno przestało ograniczać się do czterech ścian, dlatego patrzymy na biuro przez pryzmat przeplatających się ścieżek doświadczeń korzystających z niego osób. Poprzez technologie chcemy nie tylko uprościć życie w biurze, ale również wesprzeć elastyczność jego funkcjonowania oraz uatrakcyjnić doświadczenia jego użytkowników. W tym celu regularnie testujemy nowe rozwiązania i szukamy innowacyjnych narzędzi odpowiadających na wyzwania stale zmieniającej się rzeczywistości. Współpraca ze startupem Whirla pozwoli wesprzeć naszych klientów w dopasowaniu narzędzi technologicznych do bieżących potrzeb i sytuacji organizacji
– mówi Renata Hartle, Manager ds. rozwiązań technologicznych w Colliers.